Dolibarr para pymes: ERP sin licencias por usuario
Cuando una pyme se plantea un ERP, el precio casi siempre se explica con la misma fórmula: tantos euros por usuario y por mes. Con 5 usuarios, 300 €. Con 15, 900 €. Para siempre. Dolibarr rompe esa fórmula, y no por ser “gratis” — por cómo reparte el coste entre lo estándar y lo tuyo.
Qué es Dolibarr y qué trae de serie
Dolibarr es un ERP/CRM de código abierto (licencia GPL) pensado para pymes y autónomos. No es un juguete: cubre el ciclo completo de muchas pymes pequeñas y medianas:
- Terceros y CRM: clientes, prospectos, contactos, oportunidades.
- Propuestas y facturación: presupuestos, pedidos, facturas de cliente y proveedor, líneas recurrentes.
- Stock y almacén: productos, lotes, movimientos entre almacenes.
- Banco y caja: conciliación, transferencias, gastos.
- Proyectos y tiempos: tareas, imputación de horas, margen por proyecto.
- Usuarios y permisos: roles por módulo, sin límite de usuarios.
Se administra desde el navegador, se puede usar en la nube propia o en un servidor de la pyme, y toda la configuración vive en la base de datos. Lo que no trae de serie se añade con módulos.
El coste real frente a un ERP por licencias
La comparación honesta no es “0 € contra 300 €/mes”. Es esta:
- Licencia: Dolibarr no cobra por usuario ni por mes. El ERP comercial se factura para siempre y sube precios cuando quiere.
- Implantación: en ambos casos hace falta alguien que configure, migre datos y forme al equipo. Este coste existe siempre; la diferencia es que en Dolibarr te lo puedes permitir a medida porque no vas pagando además la licencia.
- Personalización: en el ERP comercial, personalizar = horas de consultor del fabricante a tarifa cerrada. En Dolibarr, personalizar = un módulo tuyo, con código GPL, que es tuyo.
- Continuidad: si tu proveedor comercial desaparece o cambia condiciones, te toca migrar. Si tu integrador de Dolibarr desaparece, el código sigue siendo tuyo y otro puede continuar.
A tres años, en una pyme de 10 usuarios, la diferencia no es margen: es un sueldo.
Cuándo el estándar basta y cuándo no
El estándar de Dolibarr llega lejos si tu operativa entra en sus casillas: facturas, stock, banco, proyectos. El error habitual es el contrario del que la gente teme: no es que “falte de todo”, es que el estándar es tan amplio que se configura mal y luego la pyme culpa al ERP.
Hace falta desarrollo a medida cuando el proceso real no entra en la casilla: tarifas por cliente con lógica propia, integración con tu TPV o tu e-commerce, un flujo de aprobación que el estándar no contempla, o cumplir una norma concreta como VeriFactu. Ahí es donde un módulo bien hecho —descriptor, permisos, idiomas, instalado en custom/, sin tocar el core— convierte el estándar en ERP tuyo. Ese es justo nuestro trabajo sobre Dolibarr.
Migraciones de versión: qué mirar antes del salto
Dolibarr se actualiza con regularidad (versiones de la 16 a la 24 en los últimos años) y el salto de versión es la única operación que puede romper algo, por dos motivos:
- Módulos de terceros desactualizados: si un módulo no sigue la API de la versión nueva, puede dejar de funcionar. Se audita antes del salto, no después.
- Personalizaciones antiguas hechas “a lo rápido”: si alguien tocó el core hace años, la actualización lo pisa. La regla de oro es rescatar esas modificaciones a módulos propios antes de actualizar.
Nuestro método para migraciones: inventario de módulos y datos, ensayo del salto en copia, verificación con evidencia y solo entonces producción. Con eso, el salto de versión deja de ser una aventura.
Tres casos reales, resumidos
- Comercio con tienda online: Dolibarr lleva el stock y las facturas; la web le pasa los pedidos por API. El dueño deja de copiar pedidos a mano y el inventario deja de mentir.
- Despacho profesional: presupuestos, facturas recurrentes e imputación de horas por proyecto. Con 4 usuarios, en un ERP por licencias estaría pagando una nómina más al año; aquí el coste es la implantación y una mínima infraestructura.
- Distribuidor: varios almacenes, tarifas por cliente y etiquetado propio. El estándar cubre el 80%; el 20% restante son dos módulos a medida que hoy son suyos, no del proveedor.
Conclusión
Dolibarr no es “el ERP gratis”: es un ERP donde pagas por lo que hace tu negocio diferente y no por cada persona que abre sesión. Si tu caso entra en el estándar, se configura bien y a correr. Si no entra, se desarrolla el módulo que falta y lo conservas.
El criterio práctico: separa qué es estándar, qué es a medida y qué no compensa hacer. Ese análisis, hecho por escrito, evita la mayoría de los sustos.